Gizlilik Politikası

Son güncelleme: 27 Eylül 2026

1. Biz kimiz

Vekomind, Vekosis Kurumsal Bilgi Sistemleri Ltd. Şti.'nin (Akyazı Ticaret Sicil Müdürlüğü, sicil no 3444, Akyazı / Sakarya) yapay zeka ürünleri markasıdır. Bu politikada "Vekosis", "biz" ve "bizim" bu şirketi anlatır.

Bu politika şu hizmetleri kapsar: vekomind.com web sitesi, şirket asistanı Katip (app.vekomind.com ve müşteri sunucusuna kurulan sürümü) ve müşteri bulma platformu Radar. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin yasal aydınlatma metnimiz KVKK Aydınlatma Metni sayfasındadır.

İletişim: vekosis@vekosis.com · +90 542 590 44 00

2. Web sitesi

• İletişim ve üyelik formları. Adınız, şirketiniz, e-posta adresiniz, telefonunuz, mesajınız ve seçtiğiniz ürün ya da talep türü, Web3Forms form iletim hizmeti aracılığıyla e-posta adresimize iletilir. Bu bilgileri yalnız talebinize dönmek, demo, teklif ya da üyelik sürecini yürütmek için kullanırız.
• WhatsApp. WhatsApp bağlantısına tıklarsanız yazışma WhatsApp üzerinden yürür; bu hizmet kendi gizlilik koşullarına tabidir.
• Yazı tipleri. Site yazı tiplerini Google Fonts'tan yükler. Bu sırada tarayıcınızın IP adresi Google'a iletilir.
• Sunucu kayıtları. Siteyi barındıran hizmet, güvenlik ve işletim amacıyla IP adresi, tarayıcı bilgisi ve ziyaret zamanı gibi standart erişim kayıtları tutar.
• Çerez yok. Sitemiz reklam, analitik ya da izleme çerezi kullanmaz.

3. Katip

3.1 Roller

Katip'e bağlanan ERP, e-posta ve dosya verisi müşterimizindir. Bu veri bakımından müşterimiz veri sorumlusu, Vekosis ise müşterinin talimatıyla hareket eden veri işleyendir. Veri işleme koşulları müşteriyle yapılan hizmet sözleşmesinde ve veri işleme ekinde yer alır. Kullanıcı hesaplarının yönetimi, güvenlik ve hizmetin işletilmesi için tuttuğumuz kayıtlar bakımından Vekosis veri sorumlusudur.

3.2 İşlenen veriler

• Hesap bilgileri: ad, e-posta adresi, rol, çalışma alanı, oturum bilgileri.
• Bağlantı bilgileri: bağlanan sistemlerin adresi, kullanıcı adı ve erişim bilgileri. Şifreler ve erişim belirteçleri şifrelenerek saklanır ve kullanıcı arayüzünde bir daha gösterilmez.
• ERP verisi: Katip veritabanına salt-okunur bağlanır ve her soruda canlı sorgu çalıştırır. Sorgu sonuçları cevabı üretmek için kullanılır; aynı sorunun hızlı cevaplanması için çalışma alanınıza özel önbellekte tutulabilir.
• E-posta ve dosyalar: kullanıcının kendisinin bağladığı posta kutusunda seçtiği klasörlerdeki iletiler (konu, gönderen, alıcılar, tarih, metin, ek adları) ve seçtiği klasörlerdeki belgelerin metni, aramaya açılmak için çalışma alanına özel bir dizine alınır. Bir posta kutusunun ya da dosya bağlantısının içeriği yalnız o bağlantıyı kuran kullanıcıya gösterilir.
• Soru, cevap ve denetim kayıtları: sorulan sorular, verilen cevaplar, çalıştırılan sorgular, kaynaklar, zaman ve kullanıcı bilgisi. Bu kayıtlar cevabın nereden geldiğini gösterebilmek ve kötüye kullanımı önlemek için tutulur.

3.3 Yapay zeka modeli

Katip bir soruyu cevaplamak için soruyu ve cevap için gereken bağlamı (ilgili tablo ve alan adları, sorgu sonuçlarından ilgili satırlar, ilgili e-posta ya da belge parçaları) yapay zeka modeli sağlayıcısına gönderir. Bulutta çalışan Katip'te bu sağlayıcı Anthropic PBC'dir (ABD). Anthropic, ticari koşulları gereği API üzerinden gönderilen verileri kendi modellerini eğitmek için kullanmaz. Vekosis de verinizi hiçbir yapay zeka modelini eğitmek için kullanmaz.

Katip müşterinin kendi sunucusuna yerel modelle kurulduğunda soru ve bağlam müşteri ağının dışına çıkmaz.

3.4 Yazma işlemleri

Katip bir kayıt oluşturmayı ya da değiştirmeyi önerdiğinde önce taslak gösterir. Yetkili kullanıcı onaylamadan bağlı sistemlere yazmaz. E-posta ve dosya kaynaklarında yalnız okuma izni ister.

4. Google ve Microsoft hesap verileri

Bir kullanıcı Katip'e Google ya da Microsoft hesabıyla e-posta veya dosya bağladığında, sağlayıcının kendi oturum açma sayfasında aşağıdaki salt-okuma izinlerini onaylar. Katip kullanıcının şifresini görmez.

• Bu veriler yalnız bağlantıyı kuran kullanıcının kendi e-postası ve dosyaları hakkında Katip'e sorduğu sorulara cevap vermek ve aramasını sonuçlandırmak için kullanılır.
• Soruyu cevaplamak için gereken ileti ve belge parçaları, bölüm 3.3'te anlatılan yapay zeka modeli sağlayıcısına yalnız o kullanıcının sorusunu cevaplamak için gönderilir.
• Bu veriler satılmaz, reklam için kullanılmaz ve genel amaçlı yapay zeka modellerini eğitmek için kullanılmaz.
• Çalışanlarımız bu verileri okumaz. İstisnalar yalnız kullanıcının belirli iletiler için açık izni, güvenlik ya da kötüye kullanım incelemesi ve yasal zorunluluktur.
• Kullanıcı bağlantıyı dilediği an Katip'te Ayarlar › E-posta bölümünden kaldırabilir. Bağlantı kaldırıldığında erişim belirteci ve o bağlantıdan alınan dizin silinir. İzni ayrıca Google hesabının "Üçüncü taraf erişimi" sayfasından ya da Microsoft hesabının uygulama izinleri sayfasından geri alabilir.

Katip'in Google API'lerinden aldığı bilgileri kullanması ve başka uygulamalara aktarması, Sınırlı Kullanım (Limited Use) şartları dahil Google API Hizmetleri Kullanıcı Verisi Politikası'na uygundur.

5. Radar

Radar, satış ekiplerine şirketleri önerir. Firma bilgilerini odaların, organize sanayi bölgelerinin ve birliklerin yayımladığı üye listelerinden, firmaların kendi web sitelerinden, iş ilanlarından ve haberlerden alır; her bilginin kaynağını ve alındığı tarihi saklar.

• Radar tüzel kişileri hedefler ve firmaların kurumsal iletişim bilgilerini (santral telefonu, genel e-posta adresi, web sitesi, adres, faaliyet alanı) gösterir. Kişiler hakkında profil çıkarmaz.
• Şahıs işletmelerinde firma unvanı ya da iletişim bilgisi bir kişiyi belirleyebilir. Bu bilgiler, firmanın kendisinin ticari iletişim amacıyla yayımladığı ölçüde ve bu amaçla işlenir.
• Radar kullanıcılar adına ileti göndermez. Ticari elektronik ileti gönderen Radar kullanıcısı, 6563 sayılı Kanun'a ve İleti Yönetim Sistemi kurallarına uymakla kendisi yükümlüdür.
• Radar kaydının düzeltilmesini ya da kaldırılmasını isteyen firmalar vekosis@vekosis.com adresine yazabilir.
• Radar kullanıcılarının hesap bilgileri, listeleri, notları ve taslakları kendi çalışma alanlarına özeldir.

6. Verilerin paylaşıldığı hizmet sağlayıcılar

Verileri satmayız. Hizmetleri sunmak için aşağıdaki sağlayıcılarla, yalnız gereken ölçüde paylaşırız:

Kullanıcının kendisinin bağladığı Google, Microsoft ya da diğer e-posta ve dosya hizmetleri, müşterinin kendi hizmet sağlayıcılarıdır. Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yasal zorunluluk hâlinde bilgi verilebilir.

Yurt dışına aktarım, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 9. maddesinde öngörülen usule uygun olarak yapılır.

7. Saklama ve silme

• Form ve iletişim bilgileri, talebiniz sonuçlandıktan sonra en fazla 2 yıl saklanır; müşteri olursanız sözleşme kayıtlarıyla birlikte yasal süreler boyunca tutulur.
• Bir e-posta ya da dosya bağlantısı kaldırıldığında erişim belirteci ve o bağlantının dizini silinir.
• Katip hizmeti sona erdiğinde çalışma alanı verileri, müşterinin talebi hâlinde kendisine teslim edildikten sonra en geç 30 gün içinde silinir.
• Denetim ve güvenlik kayıtları, yasal yükümlülüklerin gerektirdiği süre boyunca saklanır.

8. Güvenlik

Bağlantılar şifreli (TLS) kurulur; şifreler ve erişim belirteçleri şifrelenerek saklanır. Katip veritabanlarına salt-okunur kullanıcıyla bağlanır; her müşterinin verisi kendi çalışma alanında ayrı tutulur ve her kullanıcı yalnız yetkisi olan veriyi görür. Yapılan her sorgu denetim kaydına yazılır.

9. Haklarınız

6698 sayılı Kanun'un 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı ve başvuru yollarını KVKK Aydınlatma Metni'nde bulabilirsiniz. Katip'e bağlanan şirket verisiyle ilgili talepler için önce verinin sahibi olan şirkete (veri sorumlusuna) başvurmanız gerekir; biz o şirkete destek oluruz.

10. Değişiklikler

Bu politikayı hizmetlerimiz değiştikçe güncelleriz. Önemli değişiklikleri Katip ve Radar kullanıcılarına ayrıca bildiririz. Güncel metin her zaman bu sayfadadır.

English summary: Google user data